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電話応対法

携帯電話であろうと固定電話であろうと、ビジネスに電話はつきものです。
内容はともかく、共通していえる応対法とも言うべきものがあると思います。

まず、第一印象。これはとても大切です。
どんなに疲れていても、忙しくても、第一声は明るくハキハキでたいもの。
これには簡単なコツがあります。声の高さをあげて出るように心がけましょう。
女性なら１オクターブはあげてもいいでしょう。それだけでずいぶん印象が違いますし、「オクターブあげなきゃ」と
思っていると、自然と意識して明るい声になっていきます。
中には、ＦＭのアナウンサー並に声の麗しい方もいたりしますが、ぜひその強みを最大限にいかされるとよいでしょう。

電話のそばにはメモを置くのも必須です。
込み入った内容ならメモを取りながら。そのときに、メモをとるのを声で確認するようにしてもいいですね。
そうすると、相手は「この人しっかりメモ取ってるな」とわかり安心できます。

メモを取った後は、復唱しないと意味がありません。
その復唱も言われたことそのままにダラダラ繰り返すのではなくて、自分なりに簡潔にまとめて復唱すると、
それだけで「コイツ、できるな」と思わせることが出来るでしょう。

その業界の古株ともなると、早口になりがちです。
新人が電話に出たりすると、内容もわからないし、早口で言ってる言葉もよく聞こえないないし、というダブルパンチです。
相手が誰であれ、電話をかける方は、丁寧なしゃべりを心がけましょう。

あと、よく話題になるのが、「折り返し」とはどのくらいの時間をいうかという話があります。
１．「すぐかけなおします」
２．「折り返しかけなおします」
３．「後ほどかけなおします」
はどのくらいまでの範囲をいうのでしょう。
世のビジネスマナーの本になんと出ているかはわかりませんが、私の実践感覚でいうと、
１・・５分
２・・１０分
３・・３０分
程度ではないでしょうか。
私なら、この程度だと思って待っていると思います。

最後に、とても大切な電話の切り方についてです。
どんなに感じよく話が終わっても、最後の一瞬でそのイメージをズタズタにしかねません。
きる時は、そっと受話器を置きましょう。あわせて、内容によってどちらが先にきるかも判断できるでしょう。
つまり、無節操にガチャンと勢いよくきるというのが、もっとも避けなければいけないことです。
そっときる時は、受話器を置くよりも指でフックを押してきるのが一番スマートだと、私は思います。

ある程度社会人生活をされてきた方なら、何度か感じたこともあったと思います。
「今の人感じよかったなぁ〜」と思うことが。
受けた相手にもそう思ってもらえるようにすることは、自分自身も気分がいいものです。

たかが電話、されど電話です。
一度、少し気にかけてみてはいかがでしょう？